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【働き方改革】テレワーク・リモートワークの導入方法
働き方改革のひとつとして話題に上がっているテレワーク。
同じような言葉としてリモートワークもあります。
テレワークを導入している企業も増えてきているものの、まだまだ浸透はしていません。
「テレワークを導入したいが、何から始めればいいか分からない」
「リモートワークとテレワークは何が違うの？」
といったテレワーク初心者の方に向けて、テレワーク導入の手順やポイントをお伝えします。
テレワークとリモートワークとは？その違い
働き方改革で推進されているのはテレワークですが、リモートワークという言葉もよく耳にします。
結論から言うと「テレワーク」「リモートワーク」のどちらにも大きな違いはありません。語源は違いますが、現在は同じような意味で使われています。
テレワークとは、会社以外の場所で働くことを意味します。
例えば、
- 自宅
- カフェ
- コワーキングスペース
- シェアオフィス
など、働く場所は基本的に社員が自由に選びます。
（参考：一般社団法人日本テレワーク協会）
テレワーク・リモートワークを導入するメリット、デメリットや問題点
テレワークやリモートワークを導入する企業が増えているということは、それだけ大きなメリットがあるんです。
また同時に、テレワークだからこそ生じるデメリットもあります。
企業側のメリット・デメリット
まずは導入企業が感じるメリット、デメリットをお伝えします。
| メリット | デメリット・問題点 |
| ・企業イメージが向上する ・社員の離職が減る ・何らかの理由で出社できなくとも仕事が進む ・通勤費などが削減できる ・資料の電子化が進む |
・テレワークできる業務がない、分からない |
現在はテレワークを導入する企業がまだまだ少ないため、導入したということだけで企業イメージが良くなるというメリットがあります。
伴って、テレワークを希望する人があなたの会社に集まってくるため、人材確保の面でも有効です。
また、家庭の事情などで引っ越しをするため会社を辞めたいという社員を引き留める大きな理由にもなります。
テレワークを導入していれば出社する必要もないため、人材の流出防止にもつながります。
デメリット・問題点の解決策！
各企業がテレワーク導入を躊躇する理由として、
- そもそもテレワークにできる業務がない
- セキュリティが心配
- 社内コミュニケーションや社員の進捗管理が大変そう
という声が上がっています。
（参考：総務省 平成30年通信利用動向調査の結果）
テレワークを導入するメリットよりもデメリットが多く、躊躇してしまっている方に向けて、デメリットの解決策を解説します。
「テレワークできる業務がない、分からない」の解決策
テレワークにできる業務は主に、
- 1人でできる事務作業（資料作成、データ入力、デザイン・プログラミングなど）
- 重要情報を扱わない仕事（デスクワークなど）
が挙げられます。
向いている職業としては、
- 営業職
- エンジニア
- デザイナー
- ライター
が該当します。
もし、上記に当てはまっていればテレワーク・リモートワークを導入できますよ。
「セキュリティリスクが高まる」の解決策
セキュリティリスクを具体的に言いますと、
- 重要書類の持ち出しによる紛失
- 共有ネットワークを利用する事での情報漏えい
があります。
パソコンを使う業務はテレワークに向いているものの、社外のネットワークを使うことによって他人に情報を盗まれる危険性もあります。
その場合、テレワーク用のポケットWi-Fiを支給したり、特に重要な情報はアクセス制限をかけたりすることで防げます。
セキュリティに詳しくないと対応が難しいかもしれません。その場合は当社までご相談ください。
「社員の勤怠管理に工夫が必要」の解決策
業務の開始・終了時間を決めていたとしても、その通りに仕事をしているかは確認が難しいです。
その場合、パソコンへのログイン状態をチェックしたり、進捗状況を確認できるツールを導入することで解決できるでしょう。
「人材育成が行いにくい」の解決策
テレワークが増えると対面でのコミュニケーションが減るため、人材育成が行いにくいと考える方もたくさんいらっしゃいます。
対面で仕事をすることを大切にしたいならば、出社日を決めて顔を合わせる機会を意図的にもうけてみてはどうでしょうか。
また、電話ではなく、Zoomをはじめとするデオチャットなど顔を見ながら話せるツールを利用することもできます。
「導入コストがかかる」の解決策
一度に全ての社員を対象にテレワークを導入せずとも、お試しで一部導入して実験してみてはいかがでしょうか。
実験と考えると導入コストへの見方も変わってきます。
テレワーク・リモートワークを導入する手順、流れ
導入する手順としては、
- 導入目的や理由を社内で検討
- 実施範囲を決める
- 社内現状を把握する
- 導入計画を作成する
- 環境を整える
- 社員へ説明する
- 試験実施
- 結果の分析と改善、検討を行う
- 正式導入へ
となります。
1.導入目的や理由を社内で検討
試験実施後に導入するか否かを決める判断として、導入目的は非常に大切です。
人材流出の防止だったり、緊急時に自宅でも仕事をできるようにするためであったり目的を決めておきます。
2.実施範囲を決める
次に、試験実施を行う範囲（対象社員や部署）などを決めます。
いきなり広範囲で導入するよりも、まずは実験として対象者を決めることで本格導入前に改善点を洗い出すことができます。
3.社内現状を把握
実際にテレワークを行うために何が必要なのか？どんな環境を用意しなければならないか？を決めます。
4.導入計画を作成する
何日間、何カ月試してみるのかなど社内で計画を立てておくと、導入までの道のりが見えやすくなります。
担当者や予算も合わせて明確にしておきましょう。
5.環境を整える
社員がテレワークをするにあたって必要なものをそろえたり、最低限のルールを作っておきます。
6.社員へ説明する
テレワーク対象となる社員へ説明会を開催します。
説明会では、導入目的やルールなどを伝えます。
試験実施後、社員へアンケートやヒアリングを行って本導入に活かしてください。
7.試験実施
対象社員のテレワークを開始します。
テレワークを行っている社員だけでなく、行っていない社員との連携が取れているか？なども合わせてチェックしていきます。
8.結果の分析と改善、導入検討を行う
試験期間が終わったら、テレワークによって得られたデータや社員の感想などを基に改善策を練ってください。
9.導入
本導入後でも、定期的に社員へアンケートやヒアリングを行うことをおすすめします。
テレワーク・リモートワークを円滑に進めるためのポイント
テレワークやリモートワークを試してみる前に気を付けておきたいポイントを解説します。
ポイント1.備品は支給するのか？個人のものを使うのか？
テレワークで利用するパソコン、タブレット端末などは会社側で支給するのかどうかも決めておきます。
重要情報を扱う場合は、会社で設定したセキュリティを搭載している端末を支給する方が安全ではあります。
ポイント2.テレワーク・リモートワーク場所の候補をあげる
テレワーク場所はどこでも認められるわけではありません。
代表的なテレワーク場所は、
- 自宅
- カフェ
- シェアオフィス
- サテライトオフィス
などです。
会社側でテレワーク場所の候補をあげておくと、社員の方も参考にしやすくなります。
ポイント3.就業規則を分かりやすく作成する
テレワークをすると社員の勤怠が分かりにくいという問題点がありますが、ツールを導入することで解決します。
また、テレワーク用の就業規則は必ず作っておきましょう。
特に決めておきたいことが、
- 時間の管理方法
- 労働災害について
- 評価制度
- 通信インフラに費用負担について
- 利用する通信機器（PC、電話など）
- 利用する会議システム
が挙げられます。
（引用参考：一般社団法人日本テレワーク協会）
ポイント5.セキュリティ対策を実施、社員への説明も怠らない
テレワークをする上で、セキュリティ対策は必ず実施しなければなりません。
- 重要情報を扱うための端末は支給する
- 不正アクセス防止のためファイヤーウォールを設定する
上記の2点は必ず行ってください。
ポイント6.社員の勤怠管理、評価制度を設定する
最近ではテレワークの勤怠管理用ツールが色々と出てきていますので、ぜひ活用してください。
また、テレワーク社員の評価はどうするかも明確にしておくことをおすすめします。
ポイント7.テレワークで利用するツールを統一しておく
テレワークではメールや電話以外のコミュニケーションツールが非常に大切です。
| 連絡 | ・チャットワーク ・Slack（スラック） ・LINE WORKS |
| 会議 | ・Zoom（ズーム） |
| 書類管理・共有 | ・Dropbox（ドロップボックス） ・Office365 ・Google Drive ・Quip |
| 勤怠・時間管理 | ・TimeCrowd（タイムクラウド） ・F-Chair+ |
ポイント8.職種の向き不向き
テレワークは全ての職種で導入できるわけではなく、向いていない職種もあります。
| 向いている | 向いていない |
| ・事務職 ・エンジニア、開発 ・クリエイティブ職 ・営業職 |
・生産、製造 ・接客、受付 |
必ずしも向いている・向いていないという訳ではありませんので、まずは試験導入することをおすすめします。
まとめ
テレワーク・リモートワークの導入方法をご紹介しました。
働き方改革で推進されているといっても、導入までにはいろいろと準備が必要です。
まずは試験から初めてみてください。
当社STAYUPではテレワークを導入する企業様の支援も行っております。
テレワーク場所としてシェアオフィスやコワーキングスペースも用意しております。
もし、導入予定で場所を探していましたらお気軽にお問い合わせください。
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